Что нам дало внедрение системы ИТигрис Оптима?


А.Н. Буренок, генеральный директор ООО «Ост-Оптик»,
г. Владивосток.

 
Как же проходило внедрение, которое оказалось вполне успешным? Сказать, что совсем легко и просто – значит погрешить против истины. Сложности были, но не принципиального характера. Все возникающие трудности и непонимание между программистами и оптиками в результате совместной работы были успешно преодолены. Работая «бок о бок», мы постоянно учились друг у друга и постепенно разрешили все возникающие на нашем пути проблемы.

В первых версиях программа Оптима начала успешно функционировать в условиях реального рынка уже в декабре 2010 года. И в «Ост-Оптик» накопилась огромная статистика по продажам, закупкам комплектующих, клиентам и т.д. за два года работы. Теперь мы знаем о своем бизнесе намного больше.

Какие же изменения произошли в нашей компании в процессе успешного внедрения?

Мы почти полностью избавились от внутрикорпоративного бумажного документооборота.

Сбылись наши мечты! Больше никаких бумажных заявок и накладных на товар, планов и результатов продаж, прайсов, приказов, деловой внутренней переписки. Все теперь в компьютере! Мы гордимся! Мы сэкономили стране гектары прекрасного леса. И существенно облегчили свою работу.

Все товары внутри «Ост-Оптик» теперь учитываются, движутся, перерабатываются, списываются, уцениваются и т.д. с помощью электронных документов. Эта тенденция частично уже затронула и наш внешний товарооборот. В частности, с крупнейшими нашими поставщиками, например, компанией «Спектрум Вижн», в рамках системы Оптима уже реализован автоматический электронный обмен заявками и товарными накладными. Заявки на контактные линзы попадают из нашего компьютера прямо в складской компьютер оптовика в электронном формате. Работникам склада поставщика теперь не надо «забивать» новую заявку вручную в свою базу данных, как было бы, если бы заявка отправлялась по факсу или e-mail. Товарная накладная на собранный товар, в свою очередь, автоматически отправляется на склад «Ост-Оптик» и теперь уже мы не тратим времени на занесение ее в программу учета. Такая схема позволяет существенно сократить трудозатраты в обеих фирмах и избежать многочисленных ошибок, неизбежных при ручном переносе информации в компьютер. Подобная эффективная схема работы уже реализована с несколькими нашими поставщиками. И мы надеемся, что когда-нибудь в ближайшем будущем сможем сказать, что работаем только с оптовыми компаниями, поддерживающими электронный режим обмена документами.

Работа рядовых сотрудников существенно упростилась

  • существенно облегчен и ускорен прием (передача) товара со склада в магазин; теперь уже не нужно искать на заушнике оправы номер модели, выискивать эту модель в накладной и ставить около нее «галочку», а нужно лишь просканировать штрих-коды на всех оправах подряд и компьютер выдаст информацию все ли они в наличии, нет ли какой-либо пересортицы;
  • поиск линз под рецепт клиента и оформление заказа теперь происходит значительно проще и быстрее;
  • в любой момент можно посмотреть остатки товаров на складах и оперативно сделать необходимые заявки;
  • по штрих-коду на товаре легко можно узнать всю его историю: перемещения, переоценки, в которых он участвовал, его параметры и т.д.;
  • скидки клиентам считаются автоматически;
  • в ноутбуке перед продавцом есть полная информация об обслуживаемом клиенте, что весьма полезно при диалоге с ним;
  • теперь продажи в магазине не являются обезличенными; каждая из них записывается за конкретным продавцом, принявшим этот заказ, что позволяет учитывать эту информацию при начислении зарплаты работникам;
  • в компьютере всегда можно посмотреть в какой стадии готовности находится заказ клиента (ожидает линз, у мастера, готов, выдан).

Облегчилась работа не только продавцов-консультантов, которые теперь имеют возможность больше времени уделить клиенту, а не бумажкам, но и врачей-офтальмологов, мастеров-сборщиков, бухгалтеров, работников склада, менеджеров.
Подробнее об этом можно почитать в части 3 данной статьи «Отзывы сотрудников»

Менеджмент получил возможность эффективнее контролировать и влиять на результаты деятельности персонала

Мы впервые за свою двадцатилетнюю историю ясно увидели свой бизнес изнутри. В деталях! И отнюдь не все увиденное, до того скрытое от нашего взора, нам понравилось. Были изменены многие устоявшиеся схемы работы, такие как порядок закупа и распределения товара между магазинами; взаимодействие между производственными и торговыми отделами, графики работ, численность штатного состава некоторых подразделений и многое другое. Даже появились основания для закрытия одной из розничных структур, имевшей неблагоприятную динамику по прибыльности.

Повышению эффективности управления и ответственности работников способствовал такой функционал программы Оптима, как:

  • интеграция с фискальными регистраторами и чекопечатающими машинами; их подключение позволило фиксировать в памяти Optima все финансовые процедуры и результаты деятельности подразделений компании;
  • возможность проведения в любой момент выборочных или сплошных ревизий в любом магазине без приостановки его работы как силами самих работников этого подразделения (для самоконтроля), так и руководством фирмы;
  • создание в программе планов продаж и процедура отслеживания и визуализации процесса их выполнения; при этом менеджерам и сотрудникам в любое время доступна информация по текущему выполнению плановых заданий как в целом подразделении, так и по личному вкладу каждого работника в этот процесс;
  • возможность доводить в электронном виде распоряжения и приказы руководства до всех или каких-то отдельно выбранных сотрудников путем рассылки в программе Оптима и контролировать выполнение этого распоряжения в режиме «реального времени»;
  • размещение в Оптима всей необходимой справочной и рабочей информации (прайсов, регламентов, инструкций, статусов прохождения заказов и т.д.); теперь не нужно долго искать в ящиках стола или у коллег необходимый документ;
  • наличие полноценной, общей клиентской базы, позволяющей «фильтровать» наших заказчиков по многим параметрам (дню рождения, дате посещения, полу, возрасту, занятиям и т.д.) и в определенный момент напоминать им, например, о необходимости очередной профилактической проверки зрения, с помощью встроенной в Оптима функции рассылки SMS и E-mail;

Качественно изменились возможности топ-менеджмента по управлению предприятием и контролю за всеми рабочими процессами

Топ-менеджмент получил в свои руки принципиально новый инструмент контроля, оценки и влияния на все бизнес-процессы в компании. В режиме реального времени можно отслеживать все значимые параметры текущей работы, ретроспективно оценивать результаты по любому направлению деятельности за любой выбранный промежуток времени и вырабатывать планы и задания на будущее.

Генеральный директор, оснащенный таким мощнейшим оружием, как ИТигрис Оптима, видит и знает о своей компании все. Заходим в программу по самому высоко статусному коду доступа «Топ-менеджер». Простой и удобный интерфейс. Что я хочу узнать? Ну, например, как поработала наша розничная сеть вчера? Заходим в отчет «Результаты работы» и видим таблицу со вчерашними выручками всех магазинов; А как идут дела в общем по декабрю? Выставляем нужные даты начала и окончания периода и через секунду знаем сколько заработал каждый магазин за прошедшие декабрьские дни; как близка каждая торговая точка к выполнению планового задания? Кто из сотрудников какой вклад внес в выполнение плана? Можно посмотреть, например, сколько очков за этот период нам вернули клиенты; чем они были недовольны, как устранена неполадка и сколько это нам стоило. И принимать соответствующие меры. Можно посмотреть результаты работы магазинов не по выручке, а по валовой прибыли от продаж. Очень кстати, интересно! Можно быстро и удобно, всего парой щелчков мышки сравнить эту прибыль (выручку) с результатами, например, прошлогодней давности, или другими магазинами и т.д. и т.п.

Нужно закупить новых оправ и линз? Смотрим остатки на складах и в торговых залах магазинов. Определяем, какого товара еще достаточно, а какого не хватает и действительно уже нужно закупать. Допустим, оправы Еnni Marco. Какие из них хорошо продавались? Мужские или женские, металл или пластик, ободковые, винтовые или лесочные, какого цвета и размеров? Все это с легкостью находится в отчетах Optima. Заказ делаем с полным осознанием, что и лишнего не купим и без нужного товара через неделю не окажемся.

А что происходит прямо сейчас? Заходим в «Журнал заказов». И в режиме реального времени видим все текущие продажи.

А сколько мы на сегодня задолжали поставщикам? Заходим в отчет «Поставщики» (всего один клик мышкой). Видим общую задолженность контрагентам и разбивку этой суммы по конкретным фирмам-поставщикам. Щелчок мышки по названию фирмы – и вот перед нами долг этой конкретной организации, вернее вся история оплат и поставок товара по договору с ней.

А платила ли бухгалтерия им вчера? Еще один клик мышкой и видим все расходы вчерашнего дня (или любого другого периода).

И все это быстро. Без многочисленных звонков исполнителям. Без перебора различных бумажек на рабочем столе и долгих подсчетов на калькуляторе. Вот она вся информация в готовом виде! Мгновенно! И без ошибок. Нужно теперь только этой многосторонней, практически исчерпывающей информацией, правильно воспользоваться. К сожалению, компьютер еще не научился сам принимать за меня правильные решения и выдавать указания сотрудникам.

Кто-то из скептиков может усомниться. Ну и чего они там добились? Сэкономили несколько листов бумаги? Так леса в России полно. Легче стало работать сотрудникам! Ну и что? Они и раньше не сильно напрягались. Менеджеры теперь у них знают все? Знать то знают, а вот применять на практике свои новые знания не спешат или вообще не могут. Сказать то так скептики скажут, обязательно скажут. И будут неправы. Дело в том, что по мере появления первых результатов в процессе внедрения, сами сотрудники начинают качественно меняться. Те, кто ленив и не верит во всю «эту автоматизацию», просто уходят. А оставшиеся постепенно из противников становятся преданными сторонниками происходящих положительных изменений в компании.

В завершение добавлю лишь одно. Специально для скептиков. Сравнили мы буквально на днях работу нашей компании в 2011 и 2012 годах. Благо вся информация в ИТигрис Оптима имеется. И оказалось, что количество принимаемых заказов в 2012 году стало медленно, но расти. Впервые за несколько лет! А складские запасы товаров наоборот уменьшились, зато их оборачиваемость увеличилась. Расходы по многим статьям удалось снизить. А выручка слегка выросла. И как обобщенный результат – увеличение рентабельности работы компании на 4,7% по сравнению с 2011 годом. И это в условиях непрекращающегося кризиса! Эти дополнительные 5 копеек с каждого рубля выручки с лихвой окупили все затраты на внедрение ИТигрис Оптима и еще осталось на покупку двух новых магазинов. В следующем году откроются. Случайное стечение обстоятельств? Вряд ли!

Часть 3. Отзывы сотрудников.