Как мы решились на внедрение системы автоматизации?


А.Н. Буренок, генеральный директор ООО «Ост-Оптик»,
г. Владивосток.

 

В современном бурно развивающемся мире стремительным кажется все. За какие-то несколько лет люди практически отвыкли от огромного количества привычных доселе вещей. Пленочные фотоаппараты, факсы и даже любимые печатные книги вытесняются электронными аналогами.

Многочисленные рейтинговые агентства, фондовые рынки выводят на вершину экономической славы все новые и новые компании. И если сегодня вы видите на первом месте в списке Forbes компанию Apple, то это практически наверняка означает не только ее успешность, но и то, что через несколько кварталов, в лучшем случае лет, она уступит место лидера какой-нибудь более удачливой фирме. И скорость этих изменений растет. Соответственно, стремительно меняются и доли конкурирующих компаний на общем и региональных рынках. И вот тут как бы «удержаться в седле» и вообще не исчезнуть с рынка?..

Эксперты пристально изучали многочисленные стороны деятельности успешных и неуспешных компаний. И к настоящему времени сошлись во мнении, что единственным признаком, значимо отличающим успешные компании от неуспешных, при прочих примерно равных условиях, является IT-фактор. Т.е. применение новейших достижений информационных технологий в производственных процессах и управлении предприятием. Тем же объясняется и быстрая смена лидеров. Конкуренты внимательно следят за своими соперниками и, в случае их успеха, тут же применяют у себя те же самые или похожие IT-технологии, таким образом сохраняя позицию.

Вот и настало время поговорить об оптическом рынке. В России он ведь тоже качественно и количественно меняется. И даже старейшим и крупнейшим в своих регионах оптическим компаниям становится неуютно на этом меняющемся рынке. Уже нет столь безусловного лидерства и полной уверенности в завтрашнем дне. А тут еще ВТО со своими мировыми оптическими гигантами и сетями! Сегодня, чтобы уверенно чувствовать себя на рынке, просто необходимо непрерывно развиваться. Это понимают, вероятно, все успешно пережившие первое 20-летие российского капитализма. И в этой непростой ситуации «спасительной соломинкой» может стать тот самый IT-фактор, который позволит повысить эффективность управления фирмой, т.к. в остальном мы почти одинаковы. Мы покупаем оправы и линзы у одних и тех же дистрибьюторов в одних и тех же странах; мы посещаем одни и те же тематические выставки; наши ведущие специалисты, врачи, оптики-сборщики слушают лекции одних и тех же учителей; торговое и производственное оборудование у нас похожее; реклама мало чем разнится и т.д. и т.п. Нужно только поэффективнее всем имеющимся распорядиться.

Решиться на серьезные изменения, в своей, многие годы весьма успешной компании, крайне сложно. Зачем что-то менять, если и так все неплохо? Кому это нужно? Рядовым продавцам, мастерам, врачам — нет! Это же придется много нового учить! Мы не справимся! Лучше мы по-прежнему будем карандашиком принятые заказы в листочки записывать, а потом в бухгалтерскую программу 1С забивать. Ошибок, правда, много при этом. Человеческий фактор. Зато и карандашную запись подправить задним числом не сложно. Менеджменту среднего звена – тоже не хочется! Учиться самим, требовать знаний и сноровки от рядовых подчиненных. Да и все твои возможные огрехи в принятии и реализации решений сразу же станут видны, как на ладони. А вдруг еще все получится и умный компьютер заменит нас всех незаменимых менеджеров? Нет уж, пусть будет все по-старому! Наверное, всем руководителям и акционерам компаний весьма знакомая ситуация!

Однако, философски осмыслив известный принцип «Если тебе хорошо сегодня, то это не значит, что так будет всегда», мы, немногочисленная группа топ-менеджеров и акционеров, т.е. лица, жизненно заинтересованные в долговременной стабильности компании, все же решились на внедрение. Произошло это чуть более 2-х лет назад, в конце 2010 года.

Мы не собирались «изобретать велосипед» и намеревались купить на рынке какое-нибудь готовое решение по автоматизации магазина оптики. Однако, к своему удивлению, решения, подходящего под наши требования, не нашли. Автоматизировано уже было все: аптеки, супермаркеты, металлургические комбинаты и пр. А вот магазин оптики – нет! И это несмотря на то, что в средствах коррекции и защиты зрения нуждается большая часть населения страны. Обратились к профессиональным программистам – почему возникло это «белое пятно» на карте автоматизации различных бизнесов? Ответ оказался весьма банален. В работе магазинов оптики присутствует множество сложных для перевода в компьютерные алгоритмы процессов. Это, помимо более или менее стандартных работы склада, продавцов и бухгалтерии, дополнительно весьма специфические разделы, такие как работа врачей-офтальмологов и мастеров-оптиков, изготавливающих очковые линзы и вставляющих их в оправу.

Врач рецепты выписывает, продавец-консультант помогает клиенту выбирать оправу и линзы в соответствии с рецептом, формирует пакет-заказ и все это отправляет в цех. А цех что-то там делает. Не совсем то иногда, хотя мастерам по телефону звонили, предупреждали. Словом, сложно получается. Почти как на металлургическом комбинате. Но вся беда в том, что металлургический комбинат за разработку и внедрение системы автоматизации готов платить десятки миллионов долларов. А вот небольшая региональная сеть оптик и десятой доли процента этой суммы не имеет. Вот ее никто и не автоматизирует.

И так бы мы и поныне заполняли ежедневные бумажные листки продаж в каждом магазине, если бы в Санкт-Петербурге не нашлась компания ИТигрис, которая смогла разобраться во всех хитросплетениях сложного оптического бизнеса и создать с нуля программу автоматизации всех рабочих процессов оптического магазина. Свою компьютерную программу они назвали Оптима, что показалось нам весьма оптимистичным. Причем разработали они эту программу совсем не за десятки миллионов, а именно в необходимом нам «эконом варианте».

Подкупало еще и то, что программа Оптима продавалась как услуга. То есть нам не надо было покупать саму программу, устанавливать ее на собственный, пока еще не существующий, мощный и очень капризный сервер в нашем неприспособленном для этого офисе, силами единственного штатного программиста (на полставки), да пары временно прикомандированных сотрудников компании-разработчика, которые так и норовят побыстрее уехать домой. Нам не нужно покупать, обслуживать, а, при увеличении своей розничной сети, менять этот сервер на более мощный и современный. Мы лишь за вполне разумную цену арендуем у ИТигрис необходимые нам аппаратные ресурсы вместе с установленным и настроенным программным обеспечением.

И мы решились! Внедрение началось!

Часть 2. Что мы получили от внедрения?