Отзыв Первой Оптической Компании


Любовь Антипова, руководитель проекта автоматизации,
ОАО «Первая оптическая компания»,
г. Чебоксары.
Друг мой, вот тебе совет:
Если хочешь жить на свете
Сколь возможно больше лет
В мире, здравье и совете —
Свежим воздухом дыши
Без особенных претензий;
Если глуп — так не пиши,
А особенно рецензий.

B. C. Курочкин

 

Автоматизация это:

  1. Красиво
  2. Учет и контроль
  3. Возможность наглядного анализа

Именно эти возможности мы хотели реализовать, начиная процесс автоматизации.

Признаюсь честно, если бы тогда – в декабре 2010 года, мне сказали, как будет протекать процесс, я бы смалодушничала – сдалась и…. Но тогда бы в жизни нашей компании и в моей личной персонально-профессиональной не произошло бы столько грандиозных перемен.

Какие задачи удалось решить с помощью системы?

Систему мы начали внедрять почти сразу после моего прихода в компанию. Передо мной был поставлен ряд задач. Одна из них — оптимизация контроля, причем не только с точки зрения учета товара, но и работы с клиентской базой. Важно было выявить «мёртвые души» и получить портрет Нашего Клиента – героя нашего времени. Эту задачу мы успешно решили. Одновременно мы выстроили систему приёма заказов, работу с заказными линзами, узнали возможности ценовой политики и системы скидок.

Огромный плюс для сотрудников – сокращение числа звонков друг другу. Вся необходимая информация доступна им в реальном времени через систему. Это информация о товарном остатке, поиск, движение и история товара, история заказа.

Выросла культура обслуживания наших покупателей, начиная с того, что теперь к клиенту сотрудники обращаются по имени, заканчивая гибкими возможностями рассылок по клиентской базе и работой с подарочными сертификатами. Также, что касается культуры обслуживания, очень важно, что теперь все сотрудники общаются на одном языке, особенно в такой специфической сфере как оптика, это важно. Используя современную профессиональную лексику говорить о товаре приятно. Менеджеры, продавцы и работники склада употребляют единую терминологию и несут информацию потребителю. Система помогла людям структурировать знания, мы имеем возможность просмотреть подробную информацию о товаре. Благодаря удобным отчётам, люди на местах сами могут анализировать свою работу, не говоря уже об аналитике для топ менеджмента.

Администраторам магазинов стало проще формировать заявки на склад. Стало проще обучать новых сотрудников. Удалось добиться сокращения товарных остатков, что особенно актуально в условиях расширения сети. Обращу внимание на тот факт, что при открытии новых магазинов были опасения, что произойдет перераспределение наших клиентов между департаментами сети. Но Система позволила отследить формирование новой клиентской базы, в открывшиеся магазины пришли новые клиенты, значит открытие было успешным.

Жизнь каких сотрудников упростилась?

Упростилась? Пожалуй, наоборот, особенно на начальном этапе внедрения. Но, то, что нас не убивает – делает нас сильнее.

А если серьезно, дело даже не в том, что чья-то жизнь упростилась, а в том, что люди смогли перейти на новый уровень в своей работе. Жить стало интереснее.
Например, работникам склада пришлось разобраться с параметрами линз, хотя они обычно не участвуют в образовательных тренингах по ассортименту. Необходимость расклеивать на товар штрих коды прибавила складу работы, но это необходимая жертва для учёта товара. Зато жизнь склада должна облегчиться с появлением возможности интеграции с системами документооборота поставщиков и импорта в нашу систему электронных накладных. Ответственность менеджеров склада возросла, поскольку теперь правильный учёт товара в системе во многом зависит от них. Еще один плюс для склада в том, что они сами могут контролировать распределение товара по магазинам и устранять ошибки курьерской службы.

Благодаря системе отчётов стало проще работать менеджерам. Теперь у них появилась возможность удобного анализа данных для оптимизации бизнес процесса. Например, отслеживать результативность рекламных компаний и маркетинговых акций изо дня в день, и знать, насколько верный путь был выбран. Или, если была запущена какая-то акция, и она не приносит ожидаемых результатов, можно получить информацию, почему это так. Иногда это может быть просто связано с тем, что люди на местах не доносят информацию до клиента активно. Все мы как потребители знаем, что какое бы информационное объявление перед нами ни висело, мы должны услышать об этом от продавца.

Топ менеджмент имеет возможность экономить самое ценное – время! Анализ всех аспектов работы компании доступен здесь и сейчас. Например, если раньше для любого анализа приходилось поднимать бланки заказов и высчитывать всё вручную, даже такой простейший показатель, как средняя цена заказа, то сейчас всё это доступно в режиме реального времени.

Как изменилось качество обслуживания клиентов?

Для меня лучшим подтверждением позитивных изменений стало мнение друзей, которые при посещении нашего магазина, были приятно удивлены обращением к ним по имени-отчеству. Сейчас для наших клиентов это естественно.
Также в оптике важна эстетика. Например, в оптическом салоне достаточно сложно правильно разместить ценник с полной информацией, чтобы при этом это смотрелось красиво и не мешало примерке. Фигурные ценники, крепящиеся на оправу, которые позволяет печатать система, прекрасно решают эту задачу. Мы видим, что клиентам нравится, что всё сделано красиво, «для него».

Также клиенту удобно, что приходя в оптику, ему не нужно вспоминать параметры своего зрения, и что он раньше покупал, особенно это касается контактных линз и аксессуаров к ним. Клиенту не нужно помнить, какая оправа ему когда-то понравилась, и по какому рецепту ему нужно делать очки.

Система дисконтных карт и накопительных скидок вообще выше всех похвал.

Удобно, что клиенту выходя от врача не нужно показывать продавцу рецепт, хотя ему его и распечатывают из системы. Вся необходимая информация уже доступна в системе. Консультант имеет возможность, просмотрев данные внесенные офтальмологом ориентировать покупателя на необходимое и предлагать лучшее, помочь клиенту сделать правильный выбор. Для потребителя это большой плюс.

Какие основные преимущества даёт система компании?

Основное преимущество системы – это не стоять на месте! Возможность анализа и реального контроля позволяет нам быть «на гребне волны». Процессы в компании стали прозрачными – движение товара, результативность работы продавцов, ценовая политика.
Возможность выявить лидирующие в продажах товарные позиции позволяет оптимизировать процесс формирования запасов. Мы выбираем бренды любимые нашими покупателями и успешно продвигаем новые.

Хочу акцентировать внимание на функционале «Ревизии». Этот продукт родился в ходе нашей совместной работы. Люди, связанные с учетом, бухгалтерскими формами, оценят преимущества наших ревизий. Для нас сейчас ревизия это не только необходимость, это и удобство, и экономия времени в реальном учете и формировании документации.

На самом деле каждый элемент системы несёт в себе возможности для извлечения конкурентных преимуществ, вопрос только как этим воспользоваться. Ты либо успешен, либо нет, а система – это инструмент. Мы стараемся использовать все возможности, которые даёт система, но на данный момент ещё остается очень большой потенциал.

Насколько система понятна сотрудникам? Легко ли им было внедрить систему?

На самом деле основным вопросом у сотрудников при внедрении системы был – целесообразность. Понимание, зачем это нужно пришло не сразу. Сейчас конечно никто из них уже этого не помнит, и они уже не могут понять, как жить без системы.

Вообще внедрение нам удалось провести ударными темпами – один день на один магазин. Конечно, было не просто адаптировать систему к своим бизнес процессам. Но это фактически было связано с тем, что процессы стали более структурированными и прозрачными. Людям было важно понять, что от них требуется и как им это сделать с помощью системы. Мы рады, что все наши замечания Вы учитываете в обновлениях системы, и работать с ней становится удобнее

Что больше всего нравится в системе?

Нравится дружелюбный интерфейс системы. Нравится удобная база клиентов и возможности её гибкой фильтрации. Нравится система отчётов. Нравится, что благодаря системе мы приходим к единообразию процессов, и начинаем говорить со всеми коллегами «на одном языке». Нравится функционал ревизий, который ощутимо облегчил жизнь сотрудников.

Пожалуй выразить ту полноту эмоций, которую мы переживаем определением «нравится» невозможно.

В завершении хочу процитировать слова руководителя нашей компании (Оригинал найдете у Л.Кэрролла в «Алисе в стране чудес»):

«В наш век сверхвысоких скоростей чтобы стоять на месте – надо бежать. Чтобы двигаться вперед – нужно бежать в десятки раз быстрее».

Все только начинается. Будем бежать вместе.


Наверх ^